Hoe te reageren op ongevraagde facturen en offertes?
Er zijn verschillende vormen van ongevraagde facturen en offertes te onderscheiden:
- telefonische benadering, eventueel gevolgd door een opdrachtbevestiging
- telefonische benadering gecombineerd met mail
- schriftelijke benadering
Telefonische benadering, eventueel gevolgd door een opdrachtbevestiging
Als u telefonisch wordt benaderd, zonder dat u een schriftelijke bevestiging ontvangt, kan dat tot gevolg hebben dat de advertentieverkoper stelt dat er mondelinge overeenkomst tot stand is gekomen. Het enige bewijs dat hij daarvoor kan inbrengen is een telefoonnotitie, een bandopname van het telefoongesprek of een schriftelijke uitwerking van een bandopname. In voorgaande procedures heeft de rechter geen bewijskracht toegekend aan bandopnames van een telefoongesprek die zijn overlegd door het advertentiebureau.
Wat te doen?
Het is mogelijk dat het telefonische contact wordt gevolgd door toezending van een schriftelijke opdrachtbevestiging die u niet hoeft te retourneren. Daarop is vaak aangegeven dat er binnen een bepaalde periode kan worden ‘gereclameerd’. Niet reageren binnen de gestelde termijn betekent dat de advertentie wordt geplaatst en u moet betalen. U moet in dat geval altijd schriftelijk bezwaar maken. In een eventuele procedure moet u ontkennen telefonisch een opdracht te hebben gegeven. Plaats nooit uw handtekening onder de brief met uw schriftelijke bezwaar. Deze kan namelijk worden misbruikt.
Telefonische benadering in combinatie met email
Uw bedrijf of instelling wordt – vaak via een medewerker – telefonisch benaderd met één of meer van de volgende mededelingen:
- er is al een opdracht tot plaatsing van een advertentie gegeven en nu moet alleen nog de per mail toegestuurde tekst gecontroleerd worden.
- er is in het voorgaande jaar een advertentie geplaatst en betaald en er volgt nu nog een gratis plaatsing, maar de per mail gestuurde tekst moet nog worden gecontroleerd.
- er wordt een laatste plaatsing gedaan van een in het verleden gegeven en betaalde opdracht.
- een opdrachtbevestiging, waarover eerder is gesproken, is nog niet is teruggemailed.
Het mailtje dat u kort na het telefoongesprek ontvangt bevat een advertentietekst. Die is vaak overgenomen uit een ander medium en komt u of uw medewerker dus bekend voor. Als u veronderstelt dat het alleen gaat om de controle van de advertentietekst, ziet u mogelijk niet dat in de kop van het bericht ‘opdrachtbevestiging’ staat. U plaatst een handtekening en geeft daarmee opdracht tot plaatsing, hoewel u slechts bedoelt een advertentietekst goed te keuren.
Het komt vaak voor dat zo´n bericht wordt ondertekend door een medewerker die geen bevoegdheid heeft om overeenkomsten te sluiten, maar zeer wel in staat is om de bedrijfsgegevens te controleren.
De medewerker gaat er van uit dat het alleen om een tekstcontrole gaat. Het is de vraag of de rechter dan vindt dat de overeenkomst vernietigd moet worden op grond van onbevoegde vertegenwoordiging.
De kans hierop is groter als u zo snel mogelijk aan het advertentiebureau doorgeeft dat u zich niet aan de overeenkomst gebonden acht wegens onbevoegdheid van de medewerker die de handtekening heeft gezet.
Ook als u in het telefonische contact laat weten geen opdracht tot plaatsing van een advertentie of vermelding te geven, krijgt u soms toch een opdrachtbevestiging toegestuurd. Vaak staat erbij door wie en wanneer telefonisch opdracht zou zijn gegeven.
Wat te doen?
Telefonische mededelingen over het bestaan van een plaatsingsovereenkomst kunnen onjuist en dus misleidend zijn. U moet dus nagaan of er door of namens u daadwerkelijk een opdracht is verstrekt.
Verder moet u het bericht nauwkeurig lezen. Als u in het voorgaande jaar een opdracht voor meerdere jaren heeft gegeven en de plaatsing van de advertentie heeft betaald, dan zou uit het bericht moeten blijken dat het om een tweede, reeds betaalde plaatsing gaat. Er mogen dan geen bedragen op vermeld staan.
In vrijwel alle gevallen staat op het bericht de vermelding “Opdrachtbevestiging” of “(Plaatsings-) Reservering”. Door ondertekening bevestigt u dan, naast hetgeen er vermeld staat over het formaat, de prijs en de uitgave, tevens de (hernieuwde) opdracht tot plaatsing.
Als u geen telefonische opdracht heeft gegeven en geen advertentie wilt plaatsen, moet u wel actie ondernemen: u zet door het bericht een dikke streep met de vermelding “geen opdracht” en dit mailed u terug. Zet geen handtekening of paraaf; deze zou kunnen worden misbruikt. Het origineel moet u goed bewaren. Als u toch gedagvaard wordt, kunt u zo aantonen dat u tijdig duidelijk heeft gemaakt dat u geen opdracht heeft gegeven.
Heeft u al getekend?
Heeft u getekend, dan is er in principe een overeenkomst ontstaan. Als u de overeenkomst niet wenst, moet u zo snel mogelijk annuleren. Enkele advertentieverkopers geven een annuleringstermijn.
Als annulering niet (meer) mogelijk is en er sprake is van misleiding, dan moet u per aangetekende brief stellen dat er sprake is van misleiding en dat u zich daarom niet gebonden acht aan de overeenkomst. Wanneer de advertentieverkoper doorzet, kan dit tot een procedure leiden. De uitkomst daarvan hangt vooral af van de vraag of u kunt aantonen dat er sprake was van misleiding.
Als u kunt aantonen dat de verkoper de overeenkomst van zijn kant niet nakomt, kunt u uw betaling opschorten. Ook kunt u de advertentieverkoper ´in gebreke stellen´, waarbij u hem een termijn stelt waarbinnen hij alsnog moet presteren. Komt hij dat dan nog niet na, dan kunt u de overeenkomst ontbinden.
Schriftelijke benadering
Veel klachten gaan over zaken waarbij een ondernemer zonder voorafgaand contact een rekening ontvangt, al dan niet vergezeld van een bewijsnummer van de desbetreffende uitgave. In dit geval wordt erop gespeculeerd, dat deze rekening of acceptgiro tegelijk met de grote massa klakkeloos wordt betaald.
Ook komt het voor, dat u direct een bericht ontvangt met daarop een van elders gekopieerde advertentietekst. Op deze mail/bericht staat dat u binnen een bepaalde termijn kunt reclameren. Daarmee wordt bedoeld dat u binnen die termijn bezwaar kunt maken tegen de plaatsing van de advertentie. Als u niets van u laat horen, wordt de advertentie geplaatst en krijgt u een factuur. U heeft dan geen opdracht gegeven voor de plaatsing, maar deze ook niet tegengehouden.
Als u geen actie onderneemt, omdat u ervan uitgaat dat u niet hoeft te reageren op ongewenste toezendingen, dan zou de kantonrechter u dit kunnen verwijten. Hij kan u dan tot betaling veroordelen als u geen of onvoldoende verweer voert in een tegen u aangespannen procedure. Daarom is het in zo’n geval nuttig het bericht terug te sturen. U plaatst een dikke streep en de opmerking ‘geen opdracht’. Zet nooit uw handtekening of paraaf. Bewaar het origineel!
Wat te doen?
Ga bij het ontvangen van een rekening en/of acceptgiro eerst heel goed na of er ooit een overeenkomst is gesloten.
Wanneer u zeker weet dat u (of één van uw medewerkers) nooit eerder contact heeft gehad met de advertentieverkoper, dan kunt u de rekening of acceptgiro negeren en enige tijd bewaren.
Als u aanmaningen ontvangt, doet u er goed aan de advertentieverkoper schriftelijk te laten weten dat u niet betaalt, omdat er u geen opdracht heeft gegeven. Vraag in dezelfde brief om een kopie van de ondertekende opdrachtbevestiging. Plaats onder deze brief geen handtekening, omdat deze misbruikt kan worden.
Als u een antwoordkaart of “registratiekaart” in de bus krijgt waarop staat dat uw onderneming gratis in een gids wordt opgenomen, wees dan op uw hoede. Als de tekst vragen oproept, of op meerdere manieren kan worden uitgelegd, stuur de kaart dan niet terug.
De meeste antwoordkaarten waarin wordt gerept over een gratis plaatsing, kunnen als misleidend worden beschouwd. Als u de kaart toch heeft ondertekend en teruggestuurd, dan kunt u in een aangetekende brief aan de verkoper meedelen dat u zich op grond van misleiding niet aan de overeenkomst gebonden acht. Zo’n brief kan u van pas komen als de verkoper een procedure tegen u begint.
Heeft u al betaald?
Dan is het heel moeilijk om nog iets te ondernemen. U kunt wel controleren of de advertentieverkoper inderdaad een gids uitgeeft, of u daar in staat en of deze ook in een voldoende oplage wordt verspreid. Is dat niet het geval, dan kunt u in principe uw geld terugvorderen. Hiervoor is meestal wel een procedure bij de kantonrechter nodig.