Uw facturen (rekeningen) moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen
U moet op alle facturen een aantal basisgegevens vermelden, zoals uw btw-nummer, het btw-bedrag en de factuurdatum. Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw) of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.
De facturen moet u opeenvolgend nummeren. Facturen die niet aan deze eisen voldoen, moet u herstellen. Uw afnemer heeft anders geen recht op aftrek van btw.
Vermeldt op uw facturen altijd de volgende basisgegevens:
- uw volledige naam en die van uw afnemer
U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat. - uw volledige adres en dat van uw afnemer
U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. - uw btw-nummer
Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert. - uw KvK-nummer
- de datum waarop de factuur is uitgereikt
- een uniek volgnummer
- de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
- de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. - het btw-tarief dat u in rekening brengt
- het btw-bedrag
Hoe lang moet u facturen bewaren?
Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Andere facturen bewaart u 7 jaar. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Het moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.
Wanneer verjaart een factuur?
Het is mogelijk dat u pas na lange tijd een factuur verstuurt aan een ander bedrijf. Is uw factuur niet ouder dan 5 jaar? Dan moet uw klant betalen. 5 jaar na de afloop van de betalingstermijn verjaart de factuur. Uw klant hoeft de factuur niet meer te betalen. Bij verkoop van producten aan consumentenverjaart uw factuur na 2 jaar. Bij verkoop van diensten en reizen aan consumenten is de verjaringstermijn 5 jaar. Herinnert u uw klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.
Digitaal factureren / e-factureren
Digitale facturen moeten aan dezelfde voorwaarden voldoen als papieren facturen. Uw klant moet akkoord gaan met de digitale factuur. Digitale facturen bewaart u als digitaal bericht.
Hoe factureert u digitaal aan de Rijksoverheid?
Via Digipoort kunt u uw facturen voor de Rijksoverheid digitaal versturen. Digipoort is de elektronische brievenbus van de Rijksoverheid.
Internationaal factureren
Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.